Strategi Migrasi ke Grow with SAP dari Sistem ERP Lama (On-Premise atau Legacy)

Bagi banyak perusahaan skala menengah yang sedang berkembang, sistem ERP (Enterprise Resource Planning) on-premise atau legacy yang mereka miliki saat ini terasa seperti jangkar yang berat. Sistem yang dulu diandalkan untuk menjalankan operasi, kini justru menjadi penghambat. Biaya perawatannya mahal, sulit beradaptasi dengan model bisnis baru, dan data penting terperangkap dalam silo yang kaku. Di tengah tuntutan pasar yang menuntut kecepatan dan agilitas, bertahan dengan sistem lama bukanlah pilihan. Inilah mengapa tawaran seperti grow with sap menjadi sangat relevan.

Ini adalah paket solusi yang dirancang SAP untuk perusahaan skala menengah agar dapat mengadopsi S/4HANA Cloud (public edition) dengan cepat, memanfaatkan best practices industri, dan beralih ke model operasi yang lincah.

Namun, perpindahan dari sistem legacy yang sudah mengakar—entah itu SAP ECC versi lama, Microsoft Dynamics, Oracle, atau bahkan sistem custom-built—ke platform public cloud seperti "Grow with SAP" bukanlah sekadar upgrade teknis. Ini adalah transformasi bisnis. Melakukannya tanpa strategi yang matang sama saja dengan pindah rumah tanpa memilah barang, Anda hanya akan membawa serta semua kekacauan lama ke tempat yang baru.

Artikel ini akan membahas strategi kritis yang perlu dipertimbangkan saat merencanakan migrasi dari sistem ERP lama Anda ke "Grow with SAP".

Beban Masa Lalu: Mengapa ERP Lama Menjadi Masalah?

Sebelum kita membahas solusinya, kita harus jujur tentang masalahnya. Sistem ERP on-premise atau legacy yang telah Anda gunakan selama 10 atau 15 tahun terakhir kini membawa lebih banyak kerugian daripada keuntungan.

Biaya Kepemilikan (TCO) yang Tinggi: Anda tidak hanya membayar lisensi. Anda membayar untuk server fisik, pendingin ruangan 24/7, tim IT besar untuk pemeliharaan, patching keamanan, dan biaya listrik yang terus membengkak.
Perangkap Kustomisasi: Masalah terbesar dari sistem lama adalah kustomisasi (customization). Selama bertahun-tahun, tim Anda telah membuat begitu banyak modifikasi (Z-code di SAP) untuk menyesuaikan sistem dengan proses bisnis yang "unik". Akibatnya, sistem menjadi rapuh, rumit, dan hampir tidak mungkin untuk di-upgrade ke versi baru.
Inovasi yang Lambat: Ingin terhubung ke platform e-commerce baru? Ingin menerapkan analitik real-time? Dengan sistem legacy, semua itu membutuhkan proyek berbulan-bulan yang mahal. Anda kalah cepat dari pesaing yang sudah cloud-native.
Data Terisolasi: Data analitik Anda mungkin berumur satu hari (hasil tarikan data semalam), padahal bisnis membutuhkan keputusan dalam hitungan detik.

Inilah mengapa migrasi ke cloud ERP, khususnya S/4HANA Cloud melalui "Grow with SAP", menjadi sangat mendesak.

Pergeseran Paradigma: Kustomisasi vs. Standarisasi

Strategi migrasi yang sukses dimulai dengan satu perubahan mindset yang krusial.

Model Lama (Legacy): "Bagaimana kita mengubah perangkat lunak agar sesuai dengan proses bisnis kita?"
Model Baru (Grow with SAP): "Bagaimana kita mengadopsi proses best practice standar yang ada di dalam perangkat lunak?"

"Grow with SAP" dibangun di atas SAP S/4HANA Cloud, public edition. Ini adalah lingkungan multi-tenant di mana SAP menyediakan proses bisnis standar industri yang sudah teruji dan dioptimalkan. Tujuannya adalah agar perusahaan Anda bisa langsung menggunakan proses yang sudah "jadi" dan terbukti efisien, alih-alih menciptakan ulang roda.

Memaksakan kustomisasi lama Anda saat pindah ke public cloud adalah resep kegagalan.
Mempertahankan kustomisasi lama Anda saat pindah ke cloud bagaikan memasang mesin uap di sasis mobil Tesla. Anda membayar untuk teknologi masa depan, tetapi memaksanya berjalan dengan cara-cara kuno, menghancurkan semua nilai dan efisiensi yang ditawarkannya.

Perusahaan harus siap untuk meninjau proses bisnis mereka dan bertanya, "Apakah proses kita saat ini benar-benar unik dan memberikan keunggulan kompetitif, atau kita melakukannya hanya karena 'begitulah cara kita selalu melakukannya'?" Dalam 90% kasus, jawabannya adalah yang kedua.

Memilih Jalan Migrasi: Greenfield vs. Hybrid

Saat berpindah dari sistem legacy ke "Grow with SAP", pada dasarnya ada dua skenario strategis yang paling masuk akal. (Pendekatan ketiga, "Brownfield" atau konversi sistem, umumnya tidak berlaku di sini karena kita berpindah dari legacy ke public cloud yang benar-benar baru, bukan sekadar upgrade).

1. Pendekatan Greenfield (Implementasi Baru)

Ini adalah strategi yang paling umum dan seringkali paling direkomendasikan untuk "Grow with SAP".

Apa itu? Anda memperlakukan ini sebagai implementasi baru. Anda memulai dengan sistem S/4HANA Cloud yang bersih dan kosong. Anda mengadopsi proses best practice yang sudah ada di dalamnya, dan hanya memigrasikan data master (seperti data pelanggan, vendor, material) dan saldo awal (opening balances).
Kelebihan:
- Sistem Bersih: Anda meninggalkan semua "sampah" di belakang—data historis yang kotor, kustomisasi usang, dan proses yang tidak efisien.
- Adopsi Penuh: Anda dipaksa untuk mengadopsi proses standar, yang merupakan tujuan utama dari cloud ERP.
- Cepat (Time-to-Value): "Grow with SAP" dirancang untuk implementasi cepat (dalam hitungan minggu, bukan tahun) karena konfigurasinya sudah diatur sebelumnya.
Kekurangan:
- Manajemen Perubahan (Change Management): Ini adalah tantangan terbesar. Karyawan harus belajar cara kerja yang baru dari nol.
- Kehilangan Data Historis: Anda tidak membawa data transaksi lama (misal, riwayat penjualan 5 tahun lalu) ke dalam sistem baru. Data ini biasanya diarsipkan di data warehouse terpisah untuk pelaporan.

Kapan memilih ini? Selalu jadikan ini pilihan utama Anda. Ini adalah cara paling pasti untuk mendapatkan nilai penuh dari "Grow with SAP".

2. Pendekatan Hybrid (Selective Data Transition)

Ini adalah jalan tengah yang lebih kompleks secara teknis tetapi terkadang diperlukan.

Apa itu? Anda memulai dengan pendekatan Greenfield (sistem baru yang bersih) tetapi memutuskan untuk memigrasikan sebagian data transaksi historis yang dianggap kritis menggunakan alat khusus (seperti SAP Migration Cockpit atau alat pihak ketiga).
Kelebihan:
- Kontinuitas Bisnis: Proses bisnis tertentu yang membutuhkan data historis (misalnya, manajemen garansi, riwayat servis) dapat tetap berjalan.
- Keseimbangan: Mendapatkan proses baru yang bersih sambil tetap membawa data penting yang relevan.
Kekurangan:
- Kompleksitas: Menyeleksi, mengekstrak, mentransformasi, dan memuat (ETL) data historis dari sistem legacy ke struktur S/4HANA Cloud yang baru sangatlah rumit.
- Risiko Data Kotor: Jika tidak hati-hati, Anda berisiko membawa data yang tidak konsisten ke sistem baru Anda.

Kapan memilih ini? Hanya jika ada alasan regulasi atau operasional yang sangat kuat yang mengharuskan data transaksi historis tertentu harus ada di dalam sistem ERP baru Anda.

Langkah Kunci Sukses Migrasi

Terlepas dari pendekatan (Greenfield atau Hybrid) yang Anda pilih, ada beberapa langkah strategis yang tidak boleh dilewatkan.

1. Assessment dan Pembersihan Data (Data Cleansing)

Ini adalah langkah paling kritis. Sistem legacy Anda penuh dengan data yang duplikat, tidak lengkap, atau sudah tidak relevan. Sebelum Anda memindahkan apa pun, Anda harus membersihkannya. Garbage in, garbage out. Migrasi adalah kesempatan emas untuk "mencuci" data Anda. Tentukan data master mana yang akan dipertahankan, siapa pemiliknya, dan standarkan formatnya.

2. Fokus Gila-gilaan pada Manajemen Perubahan (Change Management)

Migrasi ke "Grow with SAP" adalah 10% proyek teknis dan 90% proyek manajemen perubahan. Anda mengambil proses yang sudah dikenal (meskipun tidak efisien) dari karyawan Anda dan menggantinya dengan sesuatu yang baru. Akan ada penolakan. Komunikasi yang jelas, pelatihan yang berkelanjutan, dan penetapan "champion" di setiap departemen sangat penting untuk memastikan adopsi pengguna.

3. Tentukan "Extensibility" (Bukan Kustomisasi)

Di public cloud, kita tidak lagi berbicara tentang "kustomisasi" (mengubah core sistem). Kita berbicara tentang "ekstensibilitas" (extensibility). Jika Anda benar-benar membutuhkan fungsionalitas unik, Anda membangunnya sebagai aplikasi add-on di luar core ERP, biasanya menggunakan SAP Business Technology Platform (BTP). Aplikasi ini terhubung ke core melalui API standar. Ini menjaga core ERP Anda tetap bersih, standar, dan selalu dapat di-upgrade oleh SAP.

4. Pilih Mitra Implementasi yang Tepat

Anda tidak bisa melakukan ini sendirian. Anda membutuhkan mitra yang tidak hanya memahami teknis S/4HANA Cloud, tetapi juga memiliki pengalaman mendalam dalam memandu bisnis keluar dari sistem legacy. Mereka harus berani menantang proses bisnis Anda dan mendorong Anda untuk mengadopsi standar, bukan sekadar menuruti permintaan kustomisasi Anda.

Kesimpulan

Migrasi dari ERP legacy ke grow with sap adalah langkah strategis untuk melepaskan diri dari belenggu masa lalu dan mempersiapkan bisnis Anda untuk masa depan. Ini adalah pergeseran dari pemeliharaan yang mahal ke inovasi yang gesit, dari proses kustom yang kaku ke best practices yang terstandar.

Kunci suksesnya terletak pada strategi: memilih pendekatan Greenfield, memprioritaskan pembersihan data secara obsesif, dan menginvestasikan sumber daya besar pada manajemen perubahan.

Perjalanan ini mungkin tampak menantang, tetapi biaya untuk tidak melakukan apa-apa terjebak dengan sistem legacy Anda sementara pesaing Anda melesat di cloud jauh lebih besar. Jika Anda siap untuk memulai transformasi ini tetapi membutuhkan panduan ahli untuk memetakan jalan, tim di SOLTIUS memiliki pengalaman untuk membantu Anda beralih ke masa depan.